Come organizzare un sales meeting di successo

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I sales meeting sono fondamentali per il successo di un team di vendita, se eseguiti correttamente. Una riunione mal organizzata e disorganizzata diventa una perdita di tempo per tutti. In questo articolo qualche spunto utile per organizzare un meeting efficace.

Avere un reparto commerciale costantemente motivato e stimolato a vendere e produrre rappresenta un notevole vantaggio competitivo, che fa un’enorme differenza tra la tua azienda e i concorrenti. Come puoi evitare che i tuoi venditori si possano demotivare? Quale soluzione puoi adottare per gestire correttamente il tuo team?

Un buon inizio è curare i dettagli dei meeting periodici che organizzi con il tuo team di vendita.

I sales meeting rappresentato infatti il momento cruciale per ogni sales manager, perché è proprio in questo momento che avvengono i confronti costruttivi, con l’intero team commerciale.

Il sales meeting è anche un momento fondamentale per delineare nuove strategie, al fine di raggiungere determinati obiettivi e risolvere eventuali problematiche.

Ma come è possibile ottenere il massimo da questi meeting periodici? La risposta è una sola: organizzandoli in modo efficace.

Di seguito troverai 8 passaggi essenziali, che ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo.

Inizia da qui: l'ordine del giorno

Ogni riunione va organizzata, nel vero senso della parola.

Bisogna creare un ordine, dare scadenze, tempistiche, limiti, insomma: mettere dei paletti e sistematizzare, per far sì che tutto vada per il meglio, riservando la massima attenzione ai temi più importanti ed evitando perdite di tempo inutili.

Inizia creando un ordine del giorno (ODG) e comunicalo a tutti i partecipanti con largo anticipo, in modo che potranno arrivare al sales meeting preparati, con le giuste idee e domande da esporre.

Potrebbe capitare che l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team, oltretutto su temi già affrontati.

In questo caso, sarebbe meglio non organizzare un incontro, ma mandare soltanto una veloce e-mail con tutti gli update.

Per redigere al meglio l’ODG, ti consigliamo di dare un’occhiata a questo articolo scritto da Wikihow: come stabilire un ordine del giorno.

Continua creando un template del sales meeting

Per aumentare la produttività e l’efficacia del sales meeting, potrebbe essere opportuno schematizzare la struttura della riunione.

Per facilitarti il lavoro, puoi scaricare dei template già fatti, che riassumono il programma della riunione indicando i punti da trattare, il tempo massimo per ciascuno, le pause e, se presenti, gli interventi esterni.

Ecco alcuni, tra i template più utilizzati:
Agendas per Microsoft
Sales & Meeting Template in diversi formati

Inoltre, è buona cosa rispettare gli orari stabiliti e fare le giuste pause proposte per rigenerare la mente, soprattutto durante lunghi meeting.

Crea un buon clima

Durante il corso della riunione potrebbero verificarsi idee e pensieri discordanti, proprio per questo è importante incoraggiare il team commerciale con un tono di ottimismo presentando le intenzioni di sviluppo e delle vendite nel miglior modo possibile.

È consigliabile intervenire nella discussione uno alla volta, senza accavallare le voci e soprattutto senza lasciar parlare soltanto una persona, in quanto potrebbe generare noia e distrazioni.

Il sales meeting serve per cercare di trovare la migliore strategia di gruppo, quindi è di fondamentale importanza ascoltare ciò che ognuno ha da dire, sollecitando a proporre idee e suggerimenti.

Mantieni un giusto approccio

È consigliabile evitare di imputare responsabilità e correggere gli errori.

Per esempio, se un componente del gruppo non ha raggiunto gli obiettivi prefissati, sarebbe meglio evitare di parlarne davanti agli altri componenti.

Perché renderebbe demotivati coloro che stanno facendo un buon lavoro e umilierebbe chi invece dovrebbe cambiare atteggiamento.

Qualora ci fossero in atto situazioni problematiche con un partecipante, esse vanno gestite prima di entrare in riunione, in modo da non arrecare disagio al gruppo.

Focalizza il dialogo sui dati

Nonostante sia essenziale affrontare il sales meeting con un’interazione attiva, è molto importante supportarla con dati chiari e precisi.

Il fulcro dell’incontro è proprio la lettura dei dati di vendita. Quindi è opportuno accompagnare ogni affermazione con dati certi.

Questo, inoltre, genererà una percezione positiva, perché farà capire che non si sta parlando di semplici intuizioni ma di solide analisi proiettate al raggiungimento degli obiettivi futuri.

Uno di questi sarà sicuramente l’incremento delle performance commerciali. Per riuscire ad ottenere un incremento del 50%, ti suggerisco di provare subito DealNow, che ti consente di digitalizzare e potenzia la tua rete di vendita in modo semplice ed ottimizzato

È il momento del riepilogo

Usa gli ultimi 10 minuti di tempo per fare un riepilogo delle principali tematiche emerse. È importante che ognuno abbia una visione d’insieme ben chiara e che siano assegnate le diverse priorità.

Quindi, fai un breve ripasso di ciò che è stato discusso, così che i partecipanti tornino al lavoro ricordando tutti i concetti emersi.

Prima di concludere, assegna eventuali incarichi o istruzioni.

E infine, assicurati di ringraziare tutti per la loro presenza e partecipazione.

Verbalizza il sales meeting

Molto efficace è la presenza di un segretario che verbalizzi il contenuto della riunione, e che invii un file a tutti i partecipanti con la sintesi dei principali punti trattati al fine di memorizzarli meglio. 

Come realizzare al meglio un verbale? Ti consiglio di indicare questi punti:

  • i partecipanti;
  • gli argomenti discussi;
  • gli obiettivi della riunione;
  • le decisioni finali;
  • le azioni da fare per attuarle.

Pianifica i successivi incontri

Alla fine del meeting, sarebbe opportuno fissare i successivi appuntamenti per finalizzare il lavoro o intraprendere i passi successivi.

Inoltre, è sempre consigliato compiere un’analisi finale, per valutare se è stato raggiunto o meno l’obiettivo della riunione.

In conclusione

I sales meeting servono per allineare la forza vendita con gli obiettivi aziendali e per discutere delle strategie atte a raggiungerli.

La semplice richiesta “bisogna aumentare il fatturato” non può essere efficace se non si seguono questi aspetti essenziali.

E ricorda: un meeting può considerarsi di successo solo se porta a termine l’obiettivo per cui è stato organizzato.

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